Não é novidade que muitos problemas são atribuídos à falta de comunicação. Peter Drucker, grande especialista em gestão de negócios, disse que “60% de todos os problemas das empresas resultam de falha na comunicação”.
Mas não são apenas as empresas que são impactadas. Os problemas por falhas na comunicação podem acontecer em todas as relações, sejam elas de trabalho ou até mesmo nas pessoais.
Você mesmo já pode ter vivido alguma situação que foi gerada por falhas na comunicação e que poderiam ter sido completamente evitadas com um maior cuidado e uma comunicação clara.
É por isso que tanto se fala em uma comunicação assertiva. Entenda mais detalhes sobre ela e como colocá-la em prática com 4 dicas.
O que é uma comunicação assertiva?
É a habilidade de defender um ponto de vista de uma maneira eficaz, respeitando os pensamentos das demais pessoas e não as ofendendo.
É a comunicação que transmite informações de forma clara, dinâmica e honesta, e que alcança o resultado esperado pelo emissor. A partir dela, é possível estabelecer um diálogo mais aberto entre as partes, com maior colaboração entre elas.
A comunicação assertiva tem aspectos verbais e não verbais, e pode ser aplicada tanto no aspecto profissional quanto pessoal.
Ela é válida especialmente em momentos em que a mensagem é muito grande e precisa ser resumida, ou quando o assunto é delicado e que parece pequeno mas que pode uma repercussão muito maior com o emissor.
Quem deve adotar uma comunicação assertiva?
A comunicação assertiva é um fator muito importante entre os profissionais que querem destacar por justamente demonstrar a capacidade de se relacionar com os outros.
Esse é um fator que as empresas valorizam justamente porque é muito importante para evitar conflitos e manter as relações saudáveis.
E se você pensa que ter uma comunicação assertiva é exclusividade das lideranças, cuidado!
A comunicação deve caminhar junto com a liderança, isso é verdade, mas todos precisam de uma comunicação assertiva para ter bons relacionamentos, minimizar conflitos e ter suas necessidades atendidas da melhor forma possível.
O que faz uma comunicação não ser assertiva
Existem 4 pontos principais que podem gerar grandes problemas na comunicação, que podem ser chamados de ruídos. São eles:
- Falta de interesse de uma das partes, seja de quem está falando a mensagem ou de quem está recebendo. O momento no qual as pessoas estão vivendo tem uma grande relevância para que as partes tenham – ou não – interesse por aquela mensagem.
- Código ou canal errado. Em época de distanciamento social, por exemplo, é preciso entender se a mensagem é adequada para se mandar por WhatsApp, e-mail ou por uma ligação de acordo com o perfil da pessoa que estará recebendo a mensagem.
- Muitas pessoas se apressam e acabam transmitindo mensagens mal elaboradas. Com isso, o contexto do receptor não é avaliado, entendendo quais eram as informações prévias que ele tinha, e a mensagem acaba sendo transmitida com informações a mais ou a menos.
- A mensagem precisa ser pensada de acordo com o público que vai recebê-la. Não ter foco no público e não adaptar a comunicação de acordo com o receptor pode causar inúmeros problemas na transmissão da mensagem.
O significado da sua comunicação é a resposta que você obtém. Por isso, você é 100% responsável pela mensagem que transmite – caso a pessoa reaja de uma maneira que você não esperava, é importante repensar a maneira que você emitiu a mensagem.
Práticas para uma comunicação assertiva
1. Escutatória
Uma das coisas mais importantes na comunicação é ouvir o que não foi dito.
Essa frase de Peter Drucker mostra a importância da comunicação não verbal, que se expressa no tom de voz, na expressão facial, na postura e posição dos ombros, por exemplo.
Por isso, ao se comunicar, preste atenção nos sinais que não são verbalizados. No momento que vivemos o distanciamento, isso pode ser aplicado com diferentes canais de comunicação.
Ao invés de enviar uma mensagem ou um e-mail, ligue para a pessoa e assim perceber como está a sua respiração ou faça uma chamada de vídeo para ver a sua postura.
Se você se interessa por comunicação não verbal, confira o Ted Talk abaixo com Amy Cuddy, psicóloga e professora da Universidade de Harvard. No TED, você vai entender mais detalhes sobre o poder do comportamento não verbal.
2. Poder de síntese
Para comunicar uma mensagem clara e assertiva, esteja sempre atento a 3 principais passos.
O primeiro passo é saber o conteúdo da mensagem que precisa ser passada, seja ele um recado top-down, uma conversa, um bate-papo ou um pedido, por exemplo.
Logo em seguida, você precisa saber quem é o seu público – quem é aquela pessoa que vai receber a sua mensagem e como ela está. E, por fim, tenha clareza do motivo daquela comunicação.
A partir desses 3 pontos, você consegue formular melhor sua mensagem – seja em uma reunião, por telefone, mensagem ou mesmo um e-mail.
Esse contexto permite que você elabore melhor a sua mensagem para assim levar a informação de uma maneira mais assertiva para o seu receptor.
Em um exemplo prático, você pode entender que uma pessoa da sua equipe tem um tempo escasso e, por isso, mensagens curtas pelo WhatsApp são o meio mais adequado para se comunicar.
Ao invés de mandar áudios de 2 minutos com muitos detalhes, você pode resumir em 30 segundos com as informações necessárias.
- Dica bônus: coloque o QSP em prática. QSP é a sigla para Quantidade Suficiente Para. É chegar no equilíbrio da quantidade necessária de informação que aquela pessoa precisa saber para te ajudar ou mesmo entender o que você está comunicando.
3. Se posicionar
Saber se posicionar e argumentar sem atacar é um desafio. O ideal é colocar a sua voz, expressando o que você pensa sobre aquela situação, sem parecer imposição ou grosseria.
Para isso, você pode treinar suas falas com pessoas próximas e de confiança. Faça testes dizendo a mensagem e pergunte qual foi a percepção sobre ela.
Como ela soou? Pareceu grosseira? Caso ela tenha sido interpretada de uma maneira diferente da que você esperava, exercite várias vezes.
Esse exercício vai permitir que você pontue a sua opinião sem ofender o seu receptor ou desrespeitar os limites dele.
Lembre-se mais uma vez da importância da empatia: você precisa entender o seu público, entendendo o canal e assim transmitir a mensagem da maneira mais adequada.
4. Canal correto
São inúmeros os canais que temos à disposição, por isso, você precisa entender qual é o canal mais adequado para aquela mensagem que você quer passar: será que você precisa fazer uma reunião em vídeo para passar aquela mensagem para a sua equipe? Será que somente um e-mail não resolveria?
Mas atenção! Nem tudo pode ser resolvido apenas por e-mail ou WhatsApp. Existem situações mais delicadas, especialmente aquelas que envolvem emoções, que precisam ser tratadas de uma maneira diferente.
Por respeito e consideração, é preciso ter uma conversa por vídeo e, quando for possível novamente, fazer presencialmente. Nesses momentos, o olho no olho é fundamental.
Veja como os colaboradores da Gerando Falcões aprenderam técnicas e hacks fundamentais de comunicação no Workshop de Comunicação Assertiva, da Conquer In Company.
Cuide da sua comunicação – ainda mais no momento em que vivemos
Em um momento desafiante como o que estamos vivendo atualmente, a comunicação deve ser uma importante aliada.
Por isso, escolha o canal correto para se posicionar, reconhecendo sempre o público para assim fazer a síntese para menos ou para mais.
Nem sempre a comunicação assertiva é aquela resumida, mas sim aquela objetiva e direto ao ponto, e que respeita o outro lado.
E lembre-se: a comunicação é algo de via dupla e não apenas do emissor para o receptor.
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