Como grandes executivos organizam suas agendas

Cumprir todas as demandas de maneira produtiva pode ser um desafio se você não souber organizar um planejamento semanal eficiente. Agora, imagine como grandes executivos precisam fazer valer cada minuto de seu tempo para garantir que a empresa está produzindo e melhorando seus resultados constantemente.

Quando você é responsável por tomar decisões importantes para o andamento da empresa, seu tempo se torna ainda mais valioso. Reuniões, feedbacks e ligações precisam ser distribuídos ao longo da sua semana de maneira que você seja produtivo, mas não ocupado. Além disso, ainda existe a possibilidade de surgirem imprevistos, por isso é preciso que seu planejamento semanal seja flexível.

Mas como cumprir todas as demandas, supervisionar sua equipe, se preparar para imprevistos e ainda ter tempo para sua vida pessoal? Bom, existem algumas dicas de grandes executivos que podem te ajudar, afinal, eles vivem essa rotina na prática.

Dá uma olhada nessas dicas de grandes executivos para organizar sua agenda e produzir com alta performance:

1) Tenha uma rotina diária consistente

Se a sua manhã já começa organizada, você acaba mais engajado e produtivo ao longo do dia. Por isso, estabelecer uma rotina é importante. Reserve um tempo para acordar, tomar café da manhã, ler, meditar ou praticar exercícios físicos, o que fizer mais sentido para você.

O coach Tony Robbins costuma iniciar seu dia mergulhando em uma banheira gelada para preparar seu corpo e se prevenir de inflamações. Além disso, ele também faz exercícios de respiração e escuta músicas relaxantes durante todo o processo.

Não existe regra para a rotina matutina perfeita. Por isso, pense naquilo que você acha necessário para a sua realidade e pratique todas as manhãs.

2) Estabeleça o seu sistema de planejamento

Quando sua casa está bagunçada, parece impossível encontrar as coisas. Por isso, você acaba perdendo muito tempo procurando o que precisa. O mesmo serve para a sua semana. Se você não organiza suas demandas, acaba desperdiçando tempo com tarefas que não são prioridade ou que levariam menos tempo para serem cumpridas.

Por isso, muitos líderes reservam um tempo para se planejarem com antecedência. Bill Gates costuma passar uma semana sozinho, durante a Think Week, para ler artigos e notícias sobre a Microsoft e sobre novidades tecnológicas. Além disso, ele aproveita esse período para revisar os projetos para a Microsoft e planejar os próximos passos da empresa.

Greg McKeown, autor de Essencialismo: disciplinada busca por menos, divide seu ano em trimestres. Assim, ao final dos trimestres, ele realiza uma revisão pessoal para organizar seus objetivos para os três meses seguintes.

Estabeleça o período que mais faz sentido para a sua vida e os objetivos a serem cumpridos. Em seguida, divida esses objetivos em tarefas menores. Assim, você saberá o que precisa ser feito e, ao final do período determinado, poderá fazer uma revisão sobre seu desempenho.

3) Acompanhe os projetos de perto

E isso não quer dizer apenas os projetos em si, mas a equipe que está trabalhando neles. Grandes líderes sabem que é fundamental realizar reuniões de feedback. Não só para que você saiba como os projetos estão indo, mas também para alinhar expectativas com seus liderados.

Para acompanhamento de times, é interessante reservar um horário no seu planejamento semanal. Para as reuniões individuais, uma vez a cada 6 meses te dá tempo suficiente para analisar o desempenho de um funcionário e planejar os próximos passos dele na empresa.

Fábio Coelho, presidente do Google Brasil, contou que já precisou fazer 20 reuniões no mesmo dia. Seu segredo? Ele limita o tempo de reunião: 30 minutos é o máximo! Assim, é possível atender mais pessoas, com conversas dinâmicas e objetivas.

4) Não tente abraçar o mundo

Ao assumir um cargo de liderança, seu planejamento semanal não pode ser baseado apenas em executar. Agora, você precisa delegar funções, supervisionar sua equipe e acompanhar o andamento dos projetos.

Se você possui pessoas trabalhando no seu time, elas estão lá por algum motivo. Dê um voto de confiança e delegue as funções que puder. Caso contrário, você vai se sobrecarregar e, além de não conseguir executar as demandas, também não vai ter tempo para acompanhar o andamento da equipe.

Stephen Covey, autor de Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, fala sobre a importância de saber focar nas tarefas certas: “A maioria de nós passa muito tempo com o que é urgente e não tanto com o que é importante”.

Tentar fazer tudo sozinho vai te levar a priorizar as tarefas menos importantes pelo desespero da urgência.

5) Utilize seu poder de decisão para o que realmente importa

Se você já parou para observar as roupas de grandes líderes, percebeu algo em comum. Barack Obama só usa ternos azuis, pretos ou cinzas, o uniforme de Mark Zuckerberg é uma camiseta cinza e uma calça jeans e Steve Jobs vestiu jeans azuis e uma blusa preta de gola alta quase todos os dias.

Além do gosto por cores neutras, esses líderes poupam suas decisões para demandas realmente importantes. Definir um padrão de roupas é uma forma de descartar ao menos uma decisão que eles precisariam tomar no dia.

Grandes executivos entendem que não há tempo para desperdiçar no planejamento semanal. Por isso, é importante lembrar que poucas decisões são realmente difíceis e importantes de se tomar.