5 dicas para uma gestão eficiente em home office

Estamos vivendo um momento que tornou necessária a rápida adaptação ao home office. Algumas empresas já estavam habituadas a realizar uma gestão remota de equipes, outras só permitiam esse modelo de trabalho em ocasiões específicas.

Muitas equipes estão enfrentando o desafio de reaprender o trabalho em grupo, assim como os líderes estão aprendendo uma nova forma de liderar. 

Quando se trata de trabalho remoto, muito se fala sobre a necessidade de se adaptar a um novo ambiente, com condições diferentes das quais os profissionais estavam acostumados a trabalhar presencialmente e com desafios que antes não tinham, como distrações de parentes, animais de estimação e a tentação de trabalhar no sofá.

Mas como fica a gestão de uma equipe que você já não vê cara a cara todos os dias? Como acompanhar as demandas sem estar no mesmo escritório? A comunicação majoritária deixa de ser a fala e passa a ser a escrita, que exige um cuidado diferente para garantir a assertividade no que se deseja transmitir.

Para te ajudar a garantir sua performance e boa gestão em home office, reunimos algumas dicas importantes:

1) Autogestão antes da gestão de equipes

Um primeiro fator a se pensar antes de desenvolver uma gestão eficiente em home office é a autogestão. Assim como aprendemos em voos: primeiro coloque a máscara de oxigênio em você para depois ajudar os outros.

Um bom líder só será capaz de gerir um time se, antes, sua saúde, inteligência emocional e organização pessoal estiverem em ordem. É preciso ter controle das suas demandas, seus prazos e das suas próprias emoções para, assim, ter clareza na hora de liderar e orientar outros membros do seu time.

Dá uma olhada nessas dicas para manter uma alta performance trabalhando em home office:

• Defina um ambiente apropriado para trabalhar, onde você se sinta confortável, mas ainda saiba que é um local de trabalho.
• Escolha uma roupa confortável, mas não trabalhe de pijama, isso faz com que o seu cérebro entenda que aquele não é um momento de lazer.
• Evite distrações, isso inclui familiares e animais de estimação que podem pedir a sua atenção, mas também deixar tudo o que você precisa ao seu alcance para evitar precisar se locomover e, assim, perder o foco nas suas atividades.
• Mantenha os hábitos saudáveis, não esqueça de beber água regularmente, se alimentar bem e manter uma boa postura.
• Faça pausas ao longo da jornada de trabalho, aproveite para se alongar, levantar um pouco da cadeira e deixar o sangue circular no corpo.
• Organize seus horários e mantenha suas horas de sono reguladas. É comum que, por estar sempre em casa, sem a hora de entrar ou sair do escritório, você acabe trabalhando mais e desregulando a sua rotina.

Se você quer conhecer outras dicas para se manter produtivo e organizado trabalhando em home office, dá uma olhada nesse artigo.

2) Lidere com empatia e flexibilidade

Uma boa liderança já exige essas duas características em condições regulares. No entanto, com o mundo enfrentando inúmeros desafios por conta da crise do novo coronavírus, é essencial ter sensibilidade para liderar.

Tratando-se do home office não-planejado, como o deste momento, é preciso manter em mente que todos os profissionais estão trabalhando em condições que não esperavam estar. Portanto, existem imprevistos e faz parte do seu papel de líder ser compreensivo com determinadas situações.

Por exemplo, é possível que, durante uma reunião por vídeochamada, você ouça barulhos de animais de estimação ou crianças ao fundo. Ou então, alguém pode ter problemas com a conexão da internet em casa e acabe não conseguindo entregar uma demanda. 

Nestes momentos, antes de qualquer coisa, busque compreender o que aconteceu e ter empatia. Converse com o seu colaborador para entender o lado dele. É fundamental manter uma comunicação aberta e escuta ativa, principalmente à distância. Depois disso, dê um feedback construtivo a ele, livre de julgamentos. 

Se você tem dificuldade para dar feedbacks, dá uma olhada nessas 4 dicas:

3) Faça reuniões de alinhamento regularmente

Provavelmente, um dos fatores que mais irá impactar a gestão é a falta da comunicação olho no olho, de sentar do lado de um colega de equipe para entender suas demandas e de fazer reuniões presenciais com a equipe.

O trabalho remoto impede que isso seja feito presencialmente, mas é importante manter uma reunião de time diária, semanal ou mensal para alinhamento de demandas, metas e até comemoração de pequenas vitórias. Isso estimula a noção de equipe e mantém o alinhamento do grupo como um todo.

Além disso, os líderes das equipes devem reservar um tempo para fazer reuniões one-on-one, ou seja, individuais com cada colaborador. Nesse momento, é importante realizar os feedbacks, mas também ouvir o que aquele profissional tem a dizer, como ele está se sentindo, quais as suas expectativas para a semana e perguntar se ele tem algo que gostaria de dizer a você.

A troca de mensagens pelo whatsapp, slack ou e-mail ajuda na comunicação, mas não substitui uma conversa por vídeo, em que se pode ver com quem está falando e garantir que a comunicação esteja sendo assertiva.

Algumas ferramentas que podem ser usadas para chamadas de vídeo em duplas ou grupos maiores são o Zoom, Google Hangouts e Whereby.

4) Utilize ferramentas para gestão de tarefas

Existem algumas dicas e ferramentas que permitem o acompanhamento das demandas mesmo remotamente. Seja para você saber o que cada um está fazendo no momento através de uma plataforma atualizada constantemente, ou através de listas e status de tarefas apresentadas durante reuniões diárias ou semanais, por exemplo.

Conheça algumas dessas ferramentas:

Matriz de Eisenhower

Essa ferramenta de priorização de tarefas surgiu como uma solução para a procrastinação. A matriz permite que você organize suas demandas conforme a urgência e importância, além de destinar aquilo que não precisa ser feito ou que pode ser delegado.

A estrutura é simples: dois eixos perpendiculares de Importância e Urgência formam quatro quadrantes enumerados conforme a prioridade.Reúna todas as demandas atuais e comece a dividi-las entre os quadrantes seguindo essa legenda:

• Q1: tarefas urgentes e importantes.
• Q2: tarefas não urgentes, mas importantes.
• Q3: tarefas urgentes, mas não importantes.
• Q4: tarefas não urgentes nem importantes.

Com as demandas listadas conforme seus níveis de urgência e importância, siga as orientações abaixo para cada quadrante:

• Itens do Q1: Faça agora.
• Itens do Q2: Decida quando fazer, mas faça.
• Itens do Q3: Faça no menor tempo ou delegue.
• Itens do Q4: Elimine.

Com as demandas organizadas e as ações definidas, é hora de colocar a mão na massa. Clique aqui para ter acesso a sua própria Matriz de Eisenhower e comece a colocar suas demandas em ordem agora mesmo.

É possível utilizar a Matriz de Eisenhower tanto para sua organização pessoal quanto para a gestão de demandas da sua equipe.

Trello

Uma das plataformas mais conhecidas para gerenciamento de projetos e acompanhamento de demandas é o Trello. Essa ferramenta colaborativa permite organizar as demandas de um time inteiro, mas selecionar os responsáveis por cada tarefa.

Podendo ser utilizado de forma individual para administrar as próprias tarefas ou em equipes, o Trello possibilita a criação de cartões com as atividades, definição de prazos, classificação através de etiquetas, criação de checklists e várias outras funcionalidades.

Com uma ferramenta como essa, você pode acompanhar o que cada colaborador está fazendo no momento, o que ainda vai fazer durante a semana, quais demandas você precisa aprovar, além de outras funções de uma boa gestão de demandas.

Slack

Utilizado como um canal de troca de mensagens, o Slack pode ajudar na gestão de tarefas possibilitando a comunicação aberta entre líderes e liderados. 

Essa plataforma de mensagens instantâneas funciona como um chat e permite mensagens diretas entre dois membros ou a criação de canais organizados por equipes, projetos e demais necessidades da empresa.

Através do Slack, você pode receber atualizações dos outros colaboradores sobre o andamento dos projetos, além de solicitar novas demandas.

5) O óbvio sempre precisa ser dito

Se presencialmente já era comum haver falhas na comunicação, remotamente a possibilidade de isso acontecer é ainda maior. Por isso, na dúvida: pergunte, repita, explique duas vezes a mesma coisa.

A comunicação é um desafio quando não se pode estar presente lado a lado com a equipe, por isso, busque formas de simplificar a comunicação, torná-la mais assertiva e garantir que não tenham ruídos na sua fala.

Lembre-se: é melhor dizer o óbvio do que causar retrabalho por falhas de comunicação.Se você quer conhecer outras práticas para garantir uma gestão eficiente em home office e a alta performance da sua equipe, conheça o curso online de Gestão Remota de Equipes da Conquer.

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