Método GTD: o que é e como utilizar em sua organização pessoal

Descubra o segredo para acabar com a procrastinação e botar a mão na massa: aplique o Método GTD na sua vida e vá pra cima!

“24 horas é pouco!”

“Preciso de mais horas no meu dia.”

“Fiz tanta coisa mas parece que não fiz nada.”

Você já se pegou falando alguma dessas frases?

Se sim, fique tranquilo. Você não é o único!

Com tantas tarefas para executar, com o excesso de informações e a pressão do dia a dia (que só aumenta!) tem muita gente com a sensação de que faltam horas nos seus dias.

Mas eu tenho uma coisa pra te falar…

O seu dia não precisa de mais horas, é só você saber como aproveitar melhor as 24 horas que tem.

Ser produtivo significa produzir mais e melhor gastando menos tempo e energia. Assim sobra mais tempo para você aprender coisas novas, se desenvolver e pensar de forma estratégica ou só usar o seu tempo livre para descansar, algo que é extremamente importante também!

Então se você quer ser mais produtivo, esse artigo é para você.

Nele vamos falar – e te mostrar como usar – uma metodologia incrível que vai aumentar a sua produtividade em tudo o que você fizer: o Método GTD.

Falando assim parece até nome daqueles carros turbinados. Não é. Mas o resultado é quase o mesmo: vai acelerar você.

(Se você é uma daquelas pessoas que prefere assistir o filme ao invés de ler o livro, pode conhecer o Método GTD neste vídeo aqui embaixo.)

O que é o GTD?

O Método GTD é uma ferramenta que ensina você a usar o tempo de maneira mais eficiente. Você otimiza o tempo disponível e a sensação é quase como se ele colocasse umas horas a mais no seu dia.

A sigla GTD — do inglês “Getting Things Done” — faz referência à metodologia criada por David Allen e ensinada em sua obra “A arte de fazer acontecer”. Consiste em um método simples e efetivo de 5 etapas que vão fazer você gerenciar todas as suas tarefas com mais eficiência.

Ao utilizar o tal método GTD, você vai conseguir lembrar de todos os compromissos, não vai se sentir sobrecarregado e estressado mesmo com um milhão de coisas para fazer, vai melhorar sua organização, minimizar a procrastinação e render pelo menos 2x mais.

O grande objetivo dessa metodologia é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade. Em momentos como esse que estamos vivendo, esse método pode fazer uma enorme diferença.

Como utilizar o método GTD?

1. Coletar

Este é o momento de tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.

Então pega a caneta, o computador ou o celular e já anota o que estiver na sua cabeça. Essa primeira lista é chamada de “Caixa de Entrada”.

O que vai na lista Caixa de Entrada? TUDO.

Coloque lá todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, objetivos, locais que quer conhecer, ideias – tudo o que requer sua atenção.

Essa lista serve para você tirar o que está na sua cabeça e, com isso, ganhar mais tranquilidade, pois tudo o que precisa ser feito ou que você pretende fazer estará anotado.

Pode utilizar um aplicativo nesse momento. O que recomendamos bastante é o Todoist (disponível para Android e IOS) – extremamente fácil de usar e com uma versão gratuita com quase tudo o que você precisa. Mas pode ser qualquer outro gerenciador de tarefas, até mesmo um simples bloco de notas do celular.

2. Processar

Agora, você vai pegar toda essa lista e “processá-la”, ou seja, analisar cada uma das coisas que capturou e decidir o que fazer com elas.

Para cada uma, você poderá “tomar uma ação” ou “não fazer nada”.

Para os itens que não demandam ação, você vai:

• Descartar aquilo que, na verdade, você sabe que não vai fazer e só coletou no calor do momento;
• Colocar em uma nova lista chamada “algum dia/talvez” os projetos que você pretende realizar, mas não tem prazo definido (por exemplo almoçar no restaurante X, aprender a tocar harpa, etc );
• Colocar em uma outra lista de referências tudo aquilo que você quer guardar para consultar no futuro (pode ser assistir algum filme, artigos inspiradores, livros que você ainda quer ler…)

Para os itens que demandam ação você vai:

Criar uma nova lista e, se alguma tarefa leva menos de dois minutos, não espere. Faça já e elimine-a de uma vez.

Agora, se a tarefa requer mais de 2 minutos, você tem três opções:

• Delegar a tarefa para a pessoa responsável.
• Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para a realização daquela tarefa.
• Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um Projeto.

Por exemplo: para comprar um carro você precisa pesquisar possíveis carros, analisar preços, fazer test-drive, negociar etc. Então agende a realização de cada uma das etapas desse projeto.

Projetos são coisas que você não consegue fazer numa tacada só, por isso você divide em ações menores. Se não fizer isso, você vai passar os dias nervoso e frustrado por não conseguir finalizar tudo de uma só vez.

3. Organizar

Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada um deles. Alguns exemplos de contextos:

1. Trabalho
2. Pessoal
3. Viagem

Coloque na lista Trabalho tudo relacionado a sua vida profissional. Na pasta Pessoal inclua todas as atividades e/ou projetos pessoais. E assim por diante.

Isso vai deixar as coisas mais fáceis de serem encontradas e facilitará quando quiser verificar o que precisa ser feito em cada um dos contextos.

Quer ser mais produtivo? Confira 10 hacks de produtividade para o seu dia a dia

4. Revisar

Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.

Dica: Para garantir que você realmente vai fazer a revisão, coloque-a como um compromisso no seu calendário.

5. Agora

Iiiiiit’s time!

Nada vai adiantar se você não colocar a mão na massa. Por isso, faça as tarefas conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.

Com isso, você vai conseguir realizar todas as suas tarefas de forma organizada, com ordem de prioridade e vai sentir o seu tempo render muito mais.

A utilização do Método GTD no dia a dia garante mais clareza de pensamento, maior eficiência, produtividade e tomadas de decisões mais assertivas.

Ps: Você só vai dominar o método com o tempo. E você vai falhar no caminho, é natural. Não fique de cara se não sair tudo maravilhoso no começo: volte e tente de novo. 🙂

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