O Mito da Multitarefa: Por que ter menos prioridades te torna mais produtivo

A palavra prioridade nem sempre teve o significado que tem hoje.

Em seu livro best-seller Essencialismo, Greg McKeown explica a surpreendente história da palavra e como o seu significado mudou com o tempo.

“A palavra prioridade surgiu no idioma inglês nos anos 1400. Foi singular. Significava a primeira ou a primeira coisa. Ela se manteve singular pelos próximos quinhentos anos.

Somente nos anos 1900 nós pluralizamos o termo e começamos a falar sobre prioridades. Ilogicamente, nós raciocinamos que, mudando a palavra, nós poderíamos dobrar a realidade. De alguma forma, agora poderíamos ter várias “primeiras” coisas.

Pessoas e empresas rotineiramente tentam fazer exatamente isso. Um líder me contou sobre essa experiência em uma empresa que falava sobre “Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4 e Pri-5”. Isso dava a impressão de que muitas coisas eram prioridade, mas na verdade significava que nada era.”

–Greg McKeown, Essencialismo

O Mito da Multitarefa

Sim, somos capazes de fazer duas coisas ao mesmo tempo. É possível, por exemplo, assistir TV enquanto cozinhamos o jantar ou responder a um e-mail enquanto falamos ao telefone.

O que é impossível, no entanto, é se concentrar em duas tarefas ao mesmo tempo. Esse é, inclusive, um dos 6 hábitos que têm potencial para matar a sua produtividade no trabalho. A multitarefa força o seu cérebro a mudar rapidamente de uma tarefa para outra.

Isso não seria um grande problema se o cérebro humano pudesse passar sem problemas de um emprego para outro, mas não pode. A multitarefa força você a pagar um preço mental toda vez que você interrompe uma tarefa e pula para outra. Em termos psicológicos, esse preço mental é chamado de custo de mudança.

O custo de mudança é a interrupção no desempenho que sentimos quando mudamos nossa atenção de uma tarefa para outra. Um estudo de 2003, publicado no International Journal of Information Management, descobriu que a pessoa típica verifica o e-mail uma vez a cada cinco minutos e que, em média, leva 64 segundos para retomar a tarefa anterior depois de verificar seu e-mail.

Em outras palavras, apenas por e-mail, normalmente perdemos um em cada seis minutos. Imagine, agora, que além do e-mail nós temos as mídias sociais, grandes vilãs da produtividade!A palavra multitarefa apareceu pela primeira vez em 1965 no relatório da IBM falando sobre os recursos de seu computador mais recente.

Isso mesmo, não foi até a década de 1960 que alguém poderia até mesmo afirmar ser bom em multitarefa. Hoje, as pessoas usam a palavra como um distintivo de honra, como se fosse melhor estar ocupado com todas as coisas do que ser ótimo em uma coisa.

Encontrando sua tarefa de âncora

Fazer mais coisas não leva a resultados mais rápidos ou melhores. Fazer coisas melhores gera melhores resultados. Ainda mais precisamente, fazer uma coisa da melhor forma possível gera os melhores resultados.

Dominar algo requer foco e consistência.

Eu ainda não dominei a arte do foco e da concentração, mas estou trabalhando nisso. Uma das principais melhorias que fiz recentemente foi atribuir uma (e apenas uma) prioridade a cada dia de trabalho. Embora planeje concluir outras tarefas durante o dia, minha tarefa prioritária é a única coisa não negociável que deve ser feita.

Veja como é minha agenda semanal atual…

Segunda-feira – Escrever um artigo

Terça-feira – Enviar dois emails (um para networking e outro para parcerias).

Quarta-feira – Escrever um artigo.

Quinta-feira – Escrever um artigo.

Sexta-feira – revisão semanal completa.

Sábado – OFF

Domingo – OFF

O poder de escolher uma prioridade é que ela naturalmente guia seu comportamento, forçando você a organizar sua vida em torno dessa responsabilidade. Sua prioridade se torna uma tarefa âncora, o esteio que mantém o resto do seu dia no lugar. Se as coisas ficarem loucas, não há debate sobre o que fazer ou o que não fazer. Você já decidiu o que é urgente e o que é importante.

Dizendo não para estar ocupado

Como sociedade, caímos em uma armadilha de ocupação e excesso de trabalho. De muitas maneiras, nós confundimos toda essa atividade com algo significativo. O pensamento subjacente parece ser: “Vê como estou ocupado? Se estou fazendo todo esse trabalho, devo estar fazendo algo importante ”. E, por extensão,“ preciso ser importante porque estou muito ocupado ”.

Embora eu acredite firmemente que todos têm valor, acho que estamos enganando a nós mesmos se acreditamos que estar ocupado é o que impulsiona o sentido de nossas vidas.

Na minha experiência, o significado é derivado de contribuir com algo de valor para o seu canto do universo. E quanto mais eu estudo pessoas que são capazes de fazer isso, pessoas que são mestres em seu ofício, mais eu noto que elas têm uma coisa em comum. As pessoas que fazem o trabalho mais valioso têm uma notável disposição para dizer não às distrações e se concentrar em sua única coisa.

Acho que precisamos dizer não para estarmos ocupados e dizer sim para nos comprometermos com nosso ofício. O que você quer dominar? Qual é a única prioridade que ancora sua vida ou trabalho todos os dias?

Se você se comprometer com nada, será distraído por tudo.

Tradução livre e adaptada do artigo de James Clear, escritor, empresário e fotógrafo americano.