7 atitudes simples para melhorar a qualidade das suas reuniões

Seja você líder ou liderado, o drama é o mesmo: invariavelmente, reuniões de trabalho se apresentam como um misto de perda de tempo, gente desinteressada, insights jogados fora e desrespeito com os colaboradores. Ainda assim, elas são um mal necessário.

Um estudo de 2019 do Doodle, sistema online que facilita o processo de agendamento de eventos e reuniões, com base em 19 milhões de reuniões e entrevistas com 6.500 profissionais dos Estados Unidos, Reino Unido e Alemanha, versou sobre o tema.

De acordo com o relatório State of Meetings de Doodle, o custo de reuniões mal organizadas em 2019 chegará a US$ 400 bilhões nos Estados Unidos e US$ 58 bilhões no Reino Unido. Entre as reclamações, estão “reuniões mal organizadas”, “ações pouco claras e que levam à confusão”, “má organização resulta em perda de foco nos projetos”, “participantes irrelevantes retardam o progresso” e “processos ineficientes enfraquecem as relações cliente/fornecedor”.

Ao se aposentar, um executivo médio norte-americano terá passado 16 anos de sua vida em reuniões. E pior: somente uma em cada quatro terminará com uma decisão.

Nos últimos 25 anos, nove à frente da Tawil Comunicação, perdi a conta de quantas reuniões improdutivas participei ou conduzi. Até que decidi dar um basta.

Tomei atitudes óbvias de tão simples (embora jamais as tivesse tomado) e o salto de qualidade foi brutal. O resultado? Meu time leve e focado, clientes atendidos com cuidado e uma sensação de presença e foco rara nos dias atuais.

Aqui estão 7 sugestões que funcionaram para mim e que mudaram drasticamente a efetividade das reuniões que tenho conduzido:

1. Proíba celulares

2. Peça feedback constante

3. Defina o dia e a hora

4. Crie um roteiro e compartilhe

5. Escolha o melhor período

6. Reduza os convidados

7. Ofereça a liberdade assistida

Estar presente e trazer a nossa melhor energia para reuniões de trabalho é resolver fazer parte da solução, e não do problema.

Não se esqueça: a palavra convence, o exemplo arrasta.

Artigo escrito por Marc Tawil, jornalista, radialista e escritor, atuou por 15 anos em algumas das principais redações do país e, hoje, é diretor criativo executivo da Tawil Comunicação. Autor dos livros Trânsito Assassino e Haja Saco, Marc é Top Voice do LinkedIn Brasil.