Existem dois tipos de priorização:
a do desespero e a do esforço inteligente
. Vamos focar na inteligente e minimizar a do desespero.
Independente da sua área de atuação,
priorizar os MINUTOS certos fazem você ganhar HORAS de produtividade
.
Por quê?
1. Você não perde tempo fazendo as tarefas erradas
"Não há nada tão inútil do que fazer bem feito algo que não deveria ter sido feito" - Peter Drucker, o "pai da Administração".
2. Você ganha inteligência e performance
Já vou te mostrar porquê e, principalmente,
como fazer para ganhar performance pelo simples fato de priorizar 3 principais atividades
.
Antes, não vou te deixar na mão, vou falar da priorização do desespero e como passar por ela.
Priorização do desespero
Deu ruim! Deu ruim! E agora, ó céus, e agora!?
Calma!
A priorização do desespero é aquela de
quando você tem muita coisa para fazer, mas pouco tempo para executar tudo
.
—
Qual o motivo - a causa - disso? Pode ser que você já tenha rotineiramente tarefas demais para fazer? Pode ser.
—
"Pode ser" coisa nenhuma. É isso aí com certeza. Eu tenho tarefas demais para fazer! Minha rotina é absurda!
—
Ok. Em alguns outros casos, porém, pode ser que você tenha procrastinado algumas tarefas e agora o prazo apertou?
—
Tá. Uma ou outra tarefa pode ser que sim.
—
E, quem sabe, pode ser também que você tenha caído na CRENÇA do OCUPADÃO BONITÃO. Mas vou falar disso daqui a pouco, lá na priorização do esforço inteligente.
Viver na priorização do desespero, achar que isso é o normal, é justamente o que gera stress e acaba com a produtividade e a qualidade de vida que você pode ter.
Veja como sair da priorização do desespero:
1. CALMA
Sair correndo, desesperado, mas na direção errada não ajuda.
Por mais atolado que você esteja, será necessário dedicar alguns poucos minutos para ver o que é o TUDO que precisa ser feito e, aí então, conseguir partir para o passo 2.
2. DECIDA
Vai fazer, então FAZ!
Óbvio? Lendo aqui, sim, mas na prática do dia a dia o que acontece é que muitas pessoas não conseguem se engajar totalmente na atividade porque estão sempre lembrando que deveriam estar fazendo outras tarefas também.
Tony Robbins, considerado por muitos o maior coach atual, diz que "uma decisão só é realmente feita quando há AÇÃO". Portanto, DECIDA o que fazer para então conseguir de fato FAZER a atividade totalmente engajado e focado nela - em alta performance.
3. DECIDA COM CONFIANÇA
O bicho tá realmente pegando? Agenda apertadíssima e qualquer decisão errada pode ter um impacto grande demais? Precisa de ajuda para decidir?
Boas notícias. A ajuda chegou!
Quer saber quem poderá te salvar?
EEEEUUUU: CHAPOLIN COLORADO!
(Tá, concordo que essa piada não era prioridade. Segue o barco)
Para decidir com mais precisão, há duas matrizes que você pode utilizar:
a de perdas e ganhos e a Matriz de GUT
. Vamos à elas.
Matriz de perdas e ganhos
É uma matriz muito simples, com quatro quadrantes, em que você vai anotar o que você ganha ou perde se seguir em determinada direção. Pôr no papel gera clareza e facilita a decisã
Matriz de GUT
"GUT" vem de Gravidade, Urgência e Tendência.
Gravidade (da situação) e urgência se explicam por si, porém o que é que o "Tendência" significa aí? É a direção que a atividade possivelmente vai tomar: vai piorar? Pode se resolver sozinha...?
Usar a Matriz de GUT na prática é escrever cada atividade que precisa ser feita e pontuar cada uma de 1 a 5 com o grau de Gravidade, Urgência e Tendência, sendo 5 o grau mais crítico.
Depois de pontuar cada atividade, multiplique G, U e T para ter o valor total de cada uma delas. A que tiver uma pontuação mais elevada é sua prioridade.
Recado final sobre a priorização do desespero:
não ache que "a vida é assim mesmo" e fique conformado com essas situações em que você está com pressa o tempo inteiro, apenas sobrevivendo, e sem conseguir performar com todo seu potencial.
Para evitar o desespero, vamos ao segundo tipo de priorização - a inteligente.
Priorização do esforço inteligente
É aqui que você prioriza minutos e ganha horas. É aqui que empresas e profissionais de alta performance priorizam seu tempo.
Aqui é o tempo dedicado às
ações importantes e sem urgência
. Aqui você pode produzir com a tranquilidade de fazer a coisa certa na hora certa - e sem ter que ser para "ontem"!
Impossível? Não. Fácil? Também não. Mas conhecendo algumas técnicas, tendo conhecimento e muito treino, é cada vez mais possível desfrutar dos benefícios de viver a vida sabendo
priorizar seu esforço de forma inteligente
.
Vamos ao COMO fazer isso.
Matriz de Eisenhower
Sim, mais uma matriz. E essa é a minha preferida.
É uma matriz de quatro quadrantes feita sobre dois critérios: urgente e importante.
- Quadrante 1 (Q1): tarefas que são urgentes e importantes
- Q2: não urgente e importante
- Q3: urgente e não importante
- Q4: não urgente e não importante
A priorização do desespero fica apenas nos quadrantes 1 (urgente e importante) ou no quadrante 3 (urgente e não importante).
Entenda que atuar no Q1 sempre será necessário, pois nem mesmo o planejamento mais bem feito tem controle sobre variáveis do macro-ambiente:
imprevistos e cagadas sempre vão acontecer
.
O que não pode acontecer, porém, é você ficar tempo demais no Q1 (deixando prazo para em cima da hora…) ou agindo sem visão estratégica no Q3: no que é urgente - ou, aqui está o pulo do gato, chega aparentando urgência - mas não é importante.
Para exemplificar isso, de ficar fazendo o que é urgente mas não importante, está na hora de falarmos da crença do
OCUPADÃO BONITÃO
.
CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA. CORRERIA.
Essa crença é a que
te faz pensar que ser produtivo é ser ocupado
.
É a crença que acha bonito dizer que está na correria; que
faz pensar que "não ter tempo" para nada é sinal de uma pessoa trabalhadora
, do bem, de boa índole…!
#SQN #SÓQUENÃO!
Essa crença te leva a nunca conseguir sair da priorização do desespero e entrar na do esforço inteligente.
Na matriz de Eisenhower, o quadrante em que você mais quer estar é o Q2 (o importante mas não urgente)
. É aí onde você se mantém saudável e bem planejado; utilizando todo seu potencial (e sem o stress do desespero!).
Agora, então, vamos a cerejinha do bolo. Ao top do top. Ao suprassumo desse artigo! Vou te mostrar as
3 principais atividades que você deve priorizar para se manter em alta performance
.
1. Definir uma caixa de entrada
O ocupadão bonitão está sempre na CORRERIA. CORRERIA, mas nem sabe ao certo o que é o TUDO que precisa fazer.
Fato.
A prioridade número 1, portanto, é justamente isso:
saber o que deve ser feito
.
O básico, sem enrolação e firula. É dedicar os minutos necessários para ter clareza do que precisa ser feito. Óbvio e simples.
O problema é o seguinte: enquanto você não decidir onde vai anotar tudo o que precisa fazer (qual será sua "caixa de entrada"); acaba, muitas vezes, não anotando e perdendo a segurança de saber tudo o que precisa ser feito e perdendo a possibilidade de analisar isso com inteligência.
Ao ter uma caixa de entrada com tudo anotado, dedique 30 minutos aos domingos para revisar as prioridades da semana.
2. Manter o ambiente organizado
É mais fácil trabalhar em ambiente organizado ou desorganizado?
"Ó, veja bem, eu sou da área criativa, então..." NADA. Ambiente desorganizado gera desorganização, baixa performance e perda de tempo.
Manter o ambiente organizado gera clareza e confiança. E
priorizar EXIGE clareza.
Como deixar o ambiente organizado, então?
Uma dica é entender que a desorganização é, muitas vezes, uma decisão deixada para depois. Ou seja, já arrume agora! Use 2 minutos a mais, porém mantenha tudo sob controle.
Tendo um ambiente organizado, deixe mais visível para você os documentos ou lembretes relacionados às suas prioridades atuais.
3. Ouvir e aprender
Ouvir é prioridade.
Se você acha que não, então experimente o custo do RETRABALHO: ter que fazer mais de uma vez por falta de compreensão.
Dedicar poucos minutos para ouvir, podem te fazer ganhar horas de trabalho certeiro.
Ouvir, ouvir, ouvir
E
aprender.
Aprender pode ser ouvindo e também de diversas outras formas. Sair da zona de conforto e estar sempre aprendendo é muitas vezes NÃO URGENTE, porém de
extrema importância para aumentar a sua capacidade de produzir
.
Stephen R. Covey, o autor do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, diz o seguinte: “O segredo não é priorizar seu planejamento, mas planejar suas prioridades”.
Produzir em alta performance e viver uma vida com qualidade máxima parte disso: sair da urgência (do desespero!) e entrar na priorização inteligente:
onde minutos de inteligência geram horas de produtividade
.
