Você já deve ter ouvido que produtividade é um dos maiores diferenciais que você pode desenvolver. Mas o que é produtividade?
É possível observar que, em qualquer empresa, alguns funcionários priorizam com inteligência, entregam todas as suas tarefas no prazo (e aí têm tempo para criar coisas novas), geram ótimos resultados, ajudam a organização a ganhar dinheiro e, consequentemente, destacam-se perante os demais e são vistos como profissionais acima da média.
Já outros funcionários estão sempre correndo, atrasados e perdendo prazos.
Eles recebem as demandas, se comprometem e por procrastinar demais, não saber dizer “não” ou perder tempo com o que não deveriam, terminam perdendo prazos e quebrando suas promessas.
Bem, a palavra-chave que diferencia esses dois perfis de funcionários é produtividade, e você já deve imaginar qual deles é mais valorizado pelo mercado, né?!
Mas, afinal, o que é produtividade?
A maioria das pessoas definiria produtividade como “fazer mais coisas no seu dia de trabalho”. Mas ser produtivo não quer dizer simplesmente “fazer mais”, e sim fazer coisas importantes com eficiência e consistência.
De uma forma geral, essa habilidade pode ser quebrada em algumas outras, principalmente:
- Priorizar aquilo que é realmente importante (e não apenas executar demandas urgentes);
- Otimizar sua rotina para conseguir ficar 100% focado naquela atividade que precisa concluir.
Em outras palavras: produtividade fala sobre sistematizar e gerenciar melhor a sua própria vida para gerar um impacto maior no trabalho, liberando espaço na agenda para as coisas mais importantes.
É conseguir os resultados que você busca em menos tempo e com menos esforço. É trabalhar de forma inteligente (e não apenas dar duro).
Se todo mundo tem as mesmas 24h num dia, a produtividade nos mostra como tirar o maior proveito delas.
Não é à toa que as empresas estão disputando a peso de ouro os profissionais que desenvolveram essa habilidade. Porque eles geram valor e trazem resultados, com frequência.
“Produtividade nunca é um acidente. Ela é sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, planejamento inteligente, e esforço focado.”
– Paul J. Meyer
O que NÃO é produtividade?
Agora que você já sabe o que é produtividade, vou te contar o que NÃO é produtividade:
1. Produtividade não é estar sempre ocupado!
Várias pessoas estão sempre ocupadas e, por isso, acreditam ser super produtivos.
O problema é que poucas pessoas sabem como tirar o máximo das suas horas de trabalho e, nesse cenário, é provável que encontrem milhares de tarefas sem importância que tragam a sensação de estarem sendo produtivos.
Existe uma glamourização em estar sempre ocupado e não ter tempo pra nada…
Mas desde quando isso é bom?
Já dissemos antes, e vamos repetir: “produzir mais” (e daí tentar imprimir uma velocidade sobre-humana no trabalho) não é o objetivo, mas sim fazer aquilo que é realmente importante, com consistência e qualidade.
Isso exige blocos de tempo muitas vezes prolongados para focar 100% em cada tarefa, sem interrupções.
2. Produtividade não é ser multitarefa e fazer tudo ao mesmo tempo!
Se a gente faz várias tarefas (e pior, ao mesmo tempo), quais as chances de estarmos 1) priorizando bem, e 2) focados e executando no nosso melhor? Bem pequena, né?
E como falamos no começo do artigo, essas duas qualidades são importantíssimas para uma pessoa produtiva.
No bestseller Essencialismo, Greg McKeown conta que, durante séculos, a palavra prioridade só existia no singular.
A etimologia é “prior”, ou “aquilo que vem antes/deve ser feito primeiro.” Só no começo do século XX é que pluralizamos o termo e passamos a falar de “prioridades”… E apesar de mais de uma atividade poder ser importante, é impossível várias delas virem “em primeiro lugar”.
(Se esse assunto te interessa, nós publicamos um artigo aprofundando essa discussão sobre O Mito da Multitarefa: Por que ter menos prioridades te torna mais produtivo).
Nossa atenção tem limites
John Medida (biólogo molecular especialista em desenvolvimento cerebral) conta no livro “Brain Rules” que o cérebro não consegue prestar atenção em duas coisas ao mesmo tempo (a não ser que uma das atividades esteja sendo performada se forma automática, como quando você está dirigindo, por exemplo).
Só conseguimos nos concentrar em uma tarefa por vez. Se você fica mudando de A para B, sempre existe um tempo até conseguir trocar o objeto da sua atenção e, por consequência, conseguir focar melhor no que se está fazendo.
3. Produtividade não é trabalhar 24 horas por dia
Para ilustrar o que estamos discutindo, vamos te contar sobre um experimento conduzido na 37Signals (hoje Basecamp), uma companhia de software: no verão de 2007, eles encurtaram a “semana útil” dos seus funcionários de 5 (o padrão de segunda a sexta) para 4 dias.
A ideia era testar se o nível de produtividade cairia ou não…
E os funcionários alcançaram resultados semelhantes (mesmo com 1 dia a menos).
O experimento foi considerado tão bem sucedido que a mudança se tornou permanente. Todo ano, de maio a outubro (os meses de verão nos EUA), os colaboradores da empresa (com exceção da equipe de suporte ao cliente) trabalham de segunda a quinta.
Segundo John Fried, co-fundador da 37signals, não tem problema trabalhar menos se as atividades que você cortar forem banais e não trouxerem impactos significativos (exatamente por tudo aquilo que falamos lá atrás sobre como as pessoas se distraem e quase nunca trabalham 8h por dia).
O curioso é que, ao ter menos tempo na semana, os colaboradores passaram a valorizar MAIS seu tempo produtivo. Eles deixaram de desperdiçá-lo com tarefas sem importância.
Por que a produtividade é tão importante no trabalho?
Ninguém atinge grandes resultados tendo baixa performance. Fato!
Desorganização, procrastinação, falta de planejamento e pouca ação são coisas que não podem fazer parte da vida de quem realmente quer se tornar um profissional acima da média e crescer profissionalmente.
Se você sabe gerenciar seu tempo, suas prioridades, entrega tudo com qualidade e no prazo e gerar bons resultados para a empresa, como você acha que as empresas vão te ver?
Ser produtivo te permite construir uma relação de ganha-ganha. Você entrega mais valor à empresa, ajuda seus gestores a otimizarem o uso de recursos como tempo e dinheiro.
Em contrapartida você se destaca, é valorizado, avança na carreira e alcança um patamar mais bem-sucedido em todas as áreas da sua vida.
Além de alavancar a sua carreira, se você passa a ser mais eficiente com as suas entregas, vai ter mais tempo livre. Mais tempo para cuidar da sua saúde, fazer exercícios, viajar estudar, ficar com a família.
O objetivo da produtividade é te armar com as ferramentas para performar no seu melhor – ao longo dos dias, meses, anos.
Mesmo que alguns dias não sejam 100%, a produtividade vai te proporcionar liberdade e flexibilidade, porque na maioria das vezes você vai SIM gerar impacto e manter a consistência.
Como atingir a produtividade?
Na base da pirâmide estão os fundamentos. Essas são as bases onde as outras partes vão se equilibrar. Aqui entram coisas como:
- A qualidade do nosso sono: o que vai deixar a gente se sentindo energizado no dia seguinte ou não.
- Nossa alimentação: que vai nutrir nosso corpo e liberar energia de forma constante, sem dar crash na disposição.
- Planejamento: para você saber desde sempre quais as suas prioridades e o que você na sua agenda vai te ajudar a chegar mais perto delas.
- O ambiente ao nosso redor: nós fomos programados pela evolução para responder ao ambiente no qual estamos inseridos, então trabalhar num local limpo e organizado pode fazer uma diferença enorme.
No meio da pirâmide, temos o fator psicológico (ou o mindset com o qual estamos operando). Depois de ter uma base sólida, nós podemos nos tornar os piores inimigos do nosso sucesso. É aqui que entram:
- Habilidade de impor limites: aprender a dizer NÃO com mais frequência (de preferência para tudo o que não for nos aproximar dos nossos objetivos).
- Mindset de crescimento: principalmente quando ainda estamos desenvolvendo a habilidade de sermos mais produtivos (ou qualquer outra, na verdade), é preciso entender que não vamos começar a operar no modo #mestremiyagi). Aprender a lidar com os desafios, entendendo isso como oportunidades de aprender.
- Resiliência: superar obstáculos, mudanças indesejáveis e resistir à pressão. encontrando soluções estratégicas para enfrentar e superar as adversidades.
(Já que entramos nesse assunto, aqui tem um texto muito bom que explica melhor o que é o mindset de crescimento. Dá uma olhada!)
Por fim, no topo da pirâmide, temos os detalhes.
Quando o assunto é produtividade, muita gente quer pular direto para os apps da moda (e esquece que ela faria melhor, num primeiro momento, ao mudar sua alimentação ou aumentar a qualidade do seu sono).
Se você estiver sem energia, cansado, desmotivado e sem o mindset de crescimento, não é um aplicativo ou um checklist que vai resolver seu problema.
Agora se você já tiver com a base e o meio da pirâmide bem estruturados, aí sim essas ferramentas vão poder te ajudar de uma forma significativa.
5 dicas de produtividade para alcançar suas metas
Listamos 5 dicas de produtividade para alcançar suas metas – sem enrolação nem 99 dicas milagrosas, essas são dicas simples e práticas para você partir para a ação agora mesmo!
1. Revise ou defina as suas metas macro
Se você já teve o trabalho de definir as suas metas ou as da sua equipe no início do ano, neste momento é crucial parar algum tempo para refletir, se fazer algumas perguntas – e, ainda mais importante, respondê-las com sinceridade:
- Como estão as suas metas? Quais metas foram vencidas, estão parcialmente atingidas ou não saíram do lugar?
- Se continuar seguindo as mesmas estratégias e a mesma rotina do primeiro semestre, você atingirá todas as suas metas até o final do ano?
- Alguma dessas metas vai precisar ser replanejada (mudanças de prazos, data de entrega, investimento, quantidade de pessoas envolvidas)?
- Quais ações você poderia tomar para acelerar esse resultado?
É essencial que você seja honesto e realista ao responder essas perguntas. Sabe por que?
Se você tinha 20 metas no início do ano e cumpriu 2 delas até agora, é muito provável que não consiga cumprir as outras 18 em apenas um semestre – a não ser que consiga replanejar os prazos internos, o investimento ou as pessoas envolvidas com essas entregas.
No final das contas, além de não entregar o que foi proposto, você pode acabar sobrecarregado – e isso prejudica a sua produtividade!
Por isso, é importante revisar e replanejar as suas metas com regularidade, mantendo o foco nos resultados esperados. E se você não definiu as suas metas neste ano, tire agora um tempo para se planejar. Lembrando sempre que as metas devem ser possíveis – mas desafiadoras!
2. Priorize as suas tarefas
Essa é uma das dicas de produtividade mais importantes: priorize suas atividades. Entre as metas que você definiu depois de uma revisão cuidadosa:
- Quais têm um impacto mais imediato?
- Quais delas têm prazos mais e menos flexíveis?
- Existem outras pessoas ou entregas da empresa que dependem desses resultados?
Essas perguntas servem para te ajudar a definir prioridades na sua rotina. Se você tem claras as suas prioridades, fica mais fácil dizer não para as atividades e os hábitos que roubam a sua produtividade.
3. Planeje as suas próximas semanas
Já sabe onde quer chegar e o que precisa fazer primeiro? Ótimo!
Chegou a hora de quebrar essas grandes metas em ações para o dia a dia. Você pode seguir uma lógica reversa: para chegar no final do ano com todas as suas metas batidas, quais são os passos e prazos que você precisa cumprir até lá?
Comece agora: pegue todas essas ações macro e quebre em tarefas semanais ou diárias. Não precisa planejar em detalhes o seu semestre inteiro, mas é importante ter visibilidade de quais serão as prioridades e entregas de valor das próximas semanas.
Planeje também alguns checkpoints no caminho para avaliar se o seu esforço está sendo dirigido para o atingimento das suas metas principais ou desperdiçado em atividades que não geram valor.
Com certeza você não quer esperar até o final do ano para descobrir que não estava no caminho certo.
4. Parta para a ação!
Metas e prioridades definidas, planejamento realizado… Chegou a hora de partir para a ação!
Mas antes, eu preciso entrar em uma reunião, deixa só eu responder uma mensagem no WhatsApp, pegar um cafézinho…
É muito fácil esquecer das suas metas enquanto você está na correria do dia a dia. Aqui estão algumas recomendações para você manter o foco e ter uma rotina mais produtiva:
Faça uma coisa de cada vez
Multitasking deixou de ser sinônimo de produtividade há muito tempo. A verdade é que as entregas têm muito mais qualidade quando conseguimos manter o foco total em uma única tarefa. Melhor ainda quando entramos em estado de flow – aquele estado em que você está tão envolvido com uma atividade que se esquece de todo o resto.
Para melhorar sua produtividade, fuja das distrações e dedique a sua atenção total à atividade que está realizando naquele momento.
Uma dica para começar a exercitar o seu foco é a Técnica Pomodoro. Saiba mais sobre ela neste outro post.
Trabalhe – e descanse! – conscientemente
Ninguém consegue manter o foco total por um dia inteiro. Todos nós precisamos de momentos de descanso. O importante é fazer as duas coisas com intenção e propósito.
Por exemplo: Durante a produção deste texto, eu escolhi conscientemente abrir o Instagram e navegar pelos stories dos meus amigos, porque precisava limpar meus pensamentos.
E como isso é diferente de simplesmente perder tempo navegando nas redes sociais? Ao fazer escolhas conscientes, você passa a valorizar o peso de cada decisão e assume o controle sobre o seu tempo.
Comprometa-se publicamente com as suas metas
Precisa de um empurrãozinho extra para atingir as suas metas? Comprometa-se publicamente. Vale dividir com os colegas de trabalho, contar para a sua família, colocar na parede ou em um lugar mais visível…
O fato é que tendemos a entregar resultados mais rápido e com mais qualidade quando criamos uma expectativa sobre eles. Você não vai querer decepcionar a sua família, não é mesmo?
5. Encontre um sistema de organização que funcione para você
Agora que você já (1) revisou, (2) priorizou, (3) planejou e (4) partiu para a ação para fazer as suas metas acontecerem, o resultado é garantido, certo? Nos primeiros dias, talvez… mas se você não tiver um bom sistema de organização para gerenciar suas tarefas e prioridades, possivelmente vai ser tragado pela rotina mais uma vez.
Então, vou te apresentar o melhor sistema de organização que existe: aquele que funciona para você!
Tem gente que gosta de anotar tudo em papel e caneta. Tem quem prefira a agenda do e-mail, ou algum dos milhares de aplicativos para ser mais produtivo! O único segredo aqui é encontrar o sistema que funciona melhor para você – e manter tudo registrado.
Desenvolver este hábito te ajuda a ser mais organizado, não perder as prioridades de vista e se tornar cada vez mais produtivo.
Conclusão
Até pouco tempo atrás, você não teria que se preocupar com produtividade. Alguém estava no comando pensando exatamente nisso. Sua principal tarefa seria fazer aquilo que lhe dissessem para fazer, e trocar um dia de serviço por um dia de salário.
Hoje, por outro lado, mais do que nunca precisamos nos tornar agentes autônomos capazes de nos autogerenciar (ao invés de esperar alguém nos dizer o que fazer).
E isso quer dizer trazer para o ambiente profissional aquilo que nos torna únicos, trabalhar com propósito e ser inteligente com o uso dos nossos recursos (tempo, energia e atenção).
Enfim, para se tornar um profissional acima da média e acelerar a sua carreira você precisa se tornar uma pessoa mais produtiva, organizada e capaz de executar no seu máximo para gerar melhores resultados em menos tempo!
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